Os benefícios de uma empresa ter disponível seus arquivos digitalizados são inúmeros e ficam ainda mais evidentes em época de maior número de pessoas trabalhando em home office.
Possuir os arquivos disponibilizados em qualquer hora, em qualquer lugar e com toda a segurança necessária é o principal motivo para o sucesso da digitalização.
A distinção entre a digitalização e documento digital consiste no caso deste último ser criado no meio eletrônico e ter a sua garantia em razão do uso de um certificado digital. A digitalização de documentos baseia-se na conversão de arquivos analógicos para o meio digital.
Digitalizar informações tona o armazenamento mais simples, eficiente e facilita a gestão dos dados de uma organização. É um modo de agilizar a busca aos arquivos feita pelos gestores e colaboradores.
A modernização das rotinas de trabalho é um dos mais importantes motivos para a digitalização de documentos. Os documentos digitalizados têm mais durabilidade, são muito mais seguros devido ao controle de acesso e backups em locais seguros. Além disso, evita-se os dados causados pelas ações do tempo.
Com a utilização do sistema de gerenciamento eletrônico, os documentos são desassociados e identificados conforme categorias criadas.
Além de todas essas vantagens, é possível armazenar as informações em backups diferentes para que a segurança seja completa. O aumento da produtividade e a otimização das etapas para a tomada de decisão também são pontos relevantes dessa tecnologia.
Como já abordado anteriormente, o armazenamento dos documentos passa por 5 etapas essenciais: coleta (conferência e registro dos dados), classificação (reparo dos materiais danificados), digitalização (escanear o documento), indexação (para facilitar a localização dos arquivos) e consulta (acesso aos arquivos).
É necessário salientar a importância manter os arquivos físicos enquanto necessário, porém para mais segurança e eficiência nos processos empresariais, é essencial a utilização dessa tecnologia disponível.
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