Todos sabemos que a digitalização de documentos é uma facilitadora de processos. Porém, é necessário um planejamento adequado para a digitalização; ou seja, quais os objetivos que a empresa quer atingir a curto, médio e longo prazo.
Em uma realidade cada vez mais digital, entendemos que esse processo é essencial a todas as empresas: sejam elas públicas ou privadas. Inclusive, existem leis de determinados setores e órgãos da sociedade em que a digitalização é obrigatória. Os bancos de dados devem ser cada vez mais organizados e seguros, pois são os meios pelos quais os processos são facilitados.
É de vital importância, por inúmeras razões, que se tenha uma parceria com o seu fornecedor de Digitalização. A JPL facilita a vida de sua empresa, antecipando possíveis falhas em todo processo, garantindo mais comodidade, otimização do tempo e segurança de seus dados e arquivos. A busca constante pela melhoria dos processos vigentes é uma das facilidades que a digitalizadora oferece aos seus parceiros. Como resultado, temos a eficiência como maior aliada para crescimento da empresa.
Imagine se algum departamento de sua empresa ou algum cliente precise de um documento importante que seriam necessários dias para sua localização. Com o facilitador de processos, esse tempo pode ser reduzido a segundos.
Além disso, é possível saber com mais precisão as propriedades do documento: autor da ação, quem acessou, data e horário, além de outras informações de edição. Apesar de o software utilizado te dar todo esse suporte e realizar algumas funções de gerenciamento, cabe ao gestor estar no comando dessas operações, concedendo ou não permissões para acesso dos arquivos de sua organização. Sendo assim, baseado nas informações existentes e na confiabilidade depositada nelas, o gestor realiza o planejamento com estratégias associadas à segurança dos dados consultados. Essa situação gera mais tranquilidade ao administrador na tomada de decisão.
Portanto, a melhor maneira de garantir maior segurança tanto na localização, quanto no acesso de dados é a Digitalização de Documentos.
