Desde dezembro de 2017 está correndo o prazo de 24 meses, estipulado pelo Governo Federal, para que todas as Instituições de Ensino Superior (IES) convertam todas as informações e documentos acadêmicos para o meio digital, implantando um projeto de digitalização do acervo de modo que garanta a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações.
Não importa o número de alunos, quantos cursos de graduação são oferecidos nem se as aulas são presenciais ou à distância. Até o fim deste ano, todas as IES, privadas ou públicas, deverão estar com o seu acevo acadêmico totalmente digital.
Com essa exigência surge a dúvida: as instituições devem desenvolver este programa de digitalização e gestão documental? A resposta é não. Por questões econômicas e pelo curto prazo, a melhor estratégia para atender a todos os requisitos da portaria 315 é buscar ferramentas disponíveis no mercado, firmando parceria com uma empresa da área e com profissionais com experiência no assunto, que entendam dos processos internos e das obrigatoriedades legais.
Além de atender aos requisitos da nova legislação, a integração e indexação proporcionadas pela digitalização dos documentos oferece uma visibilidade capaz de transformar dados em insights e, assim, gerar inteligência de mercado.
Além disso, o sistema implantado deve permitir o uso de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Vale lembrar também que o não cumprimento das normas estabelecidas, dentro do prazo definido pelo governo federal, pode acarretar em multas administrativas e penalidades civis para com a instituição de ensino.
