Você sabia que no ano passado o Ministério da Educação passou a exigir que, até 2020, todas as instituições de ensino superior (IES) digitalizem seu acervo acadêmico? Trata-se da Portaria 315, que tem como objetivo formalizar a digitalização de documentos referentes a graduação e pós-graduação, online ou presencial, em todas as IES do país.
Neste artigo, vamos te ajudar a entender quais serão as principais mudanças e como realiza-las de forma adequada.
O que deverá ser convertido para o meio digital?
Com a sanção da medida, torna-se obrigatória a digitalização de todos os documentos produzidos, recebidos ou emitidos por qualquer instituição de ensino privada ou pública, como grade e matriz curricular, processos seletivos, calendários acadêmicos, históricos escolares, avaliações e atividades complementares.
Além da digitalização, as instituições de ensino deverão contar com um comitê gestor para monitorar a política de segurança da informação relativa ao acervo a ser implantado.
Gerenciamento das informações
O acervo acadêmico deverá contar com um sistema eficiente de gerenciamento (GED/ECM), que seja capaz de emitir certificação digital padrão ICP-Brasil. Dessa forma, pode-se preservar a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
Os benefícios vão além da Portaria
A migração do acervo acadêmico para o meio digital não é apenas uma exigência, essa mudança representa a evolução no sistema educacional brasileiro e pode trazer diversos benefícios para as instituições de ensino, já que o acesso a esses documentos ficará muito mais fácil aos interessados.
Tanto representantes das IES quanto os próprios alunos poderão solicitar e emitir documentos, grade curricular e comprovantes online. Além disso, é possível agregar valor a outras demandas, como o registro de candidatos de forma online, armazenamento das informações em um local seguro e possibilidade de acesso via mobile. Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel e permite acompanhar todas as etapas e notificações em tempo real.
