Não é novidade que a digitalização de documentos deixou de ser um luxo e se tornou uma necessidade para otimizar o trabalho e a produtividade dentro de uma empresa. No entanto, mesmo com as inúmeras facilidades que esse meio proporciona, é necessário manter esses documentos organizados de uma maneira eficiente.
Para te ajudar nessa tarefa, vamos destacar algumas ações simples que podem ser adotadas para que essa otimização seja completa.
Crie uma estrutura de organização
É muito importante definir uma estrutura eficiente para armazenar os documentos. Para isso, crie níveis de organização em função do conteúdo do arquivo. Por exemplo, você pode criar a pasta mãe “clientes” e dentro dela as subpastas:
Nível 1: “Clientes A”
Nível 2: “Notas emitidas”
Nível 3: “janeiro / fevereiro / março” etc.
Além de criar as pastas e subpastas, defina qual departamento da empresa elas correspondem, como administração, departamento financeiro ou RH.
Restrinja o acesso aos documentos
Uma das grandes facilidades da digitalização de documentos é a possibilidade de definir níveis de acesso diferentes entre os funcionários. Se todos os colaboradores tiverem acesso aos documentos as chances de acidentes, como alteração do nome ou posição da pasta, são maiores. Assim, visando a produtividade e a segurança, é importante que apenas alguns funcionários possam alterar os arquivos digitais.
Nomear os arquivos corretamente
O grande diferencial dos arquivos digitalizados é que eles podem ser facilmente guardados, alterados e encontrados. No entanto, para acelerar esse processo é indispensável que cada documento tenha, em seu nome, informações importantes como data de emissão, nome do cliente, tipo de operação etc. Dessa forma, ficará muito mais fácil encontrar determinado arquivo pesquisando por alguma das palavras-chave presentes no nome.
Não se esqueça que manter os documentos digitais organizados é uma tarefa contínua, nenhum passo deve ser deixado de lado. Se aplicadas corretamente, essas pequenas ações certamente vão ajudar sua empresa a melhorar a agilidade e a produtividade nas tarefas do dia-a-dia.
