Com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), em 2001, os documentos digitais passaram a ter validade jurídica em todo o território brasileiro e podem substituir totalmente o papel. No entanto, essa facilidade exige uma forma segura de autenticar esses documentos sem precisar da impressão.
Para entender melhor, vamos imaginar um contrato de prestação de serviços entre duas empresas. Para assiná-lo seria necessário que, pelo menos, um representante de cada empresa se deslocasse até um cartório para validar o contrato. Mas, se esse documento estiver no formato digital todo esse esforço pode ser poupado e o contrato poderá ser assinado digitalmente por ambas as partes com a mesma validade jurídica de um documento autenticado em cartório.
A assinatura digital funciona da mesma forma que a assinatura convencional, ela é imprescindível para validar o documento, realizar transações online e autenticar informações empresariais internas. Essa garantia digital é uma forma de identificar e certificar que o emissor de um determinado documento é quem diz ser, trazendo integridade e garantindo que o arquivo não seja alterado.
Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?
Embora os dois termos estejam correlacionados e ambos tenham valor jurídico, as expressões não são sinônimas, não são usadas para o mesmo fim e entender a diferença entre elas é essencial para aplica-las corretamente.
A assinatura eletrônica é o gênero referente a todos os métodos utilizados para assinar um documento digitalmente. É semelhante a assinatura no papel, porém é feia por meio de um instrumento eletrônico (computador, tablet, smartphone e etc.). A assinatura eletrônica não necessita de certificado digital e é utilizada principalmente para assinar documentos com baixo risco financeiro e de curto prazo como recibos, contratos de serviços, contratos de aluguel e etc.
Já a assinatura digital é um pouco mais burocrática, uma vez que exige o uso de um certificado digital que precisa ser homologado por uma instituição. Esse tipo de assinatura possui algoritmos criptografados que garantem a segurança extrema na autenticidade dos documentos. Esse tipo de assinatura pode formalizar qualquer tipo de transação no meio eletrônico, mas é utilizada principalmente em negociações com maior risco como contratos de alto valor financeiro e de longa data.
Fazendo uma lista gradual de níveis de segurança para autenticação de documentos, temos a assinatura digital com o grau máximo de segurança, seguida pelas demais formas de assinatura eletrônica até chegar na assinatura no papel, que é a mais vulnerável e burocrática de todas.
Começando a utilizar a assinatura digital
Para assinar digitalmente um documento é necessário possuir um certificado digital, que é uma espécie de identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, também conhecida como E-CPF ou E-CNPJ. Para solicitar o seu próprio certificado digital ou da sua empresa, é necessário procurar uma Autoridade Certificadora, que consiste em um órgão emissor de documentos, assim como o Detran ou a SSP. Esse certificado será criado a partir das informações referentes à pessoa ou empresa solicitante e é protegido por dados criptografados com prazo de validade pré-determinado. Os certificados digitais podem ser armazenados online, em um smartcard, em um pendrive ou na nuvem.
Quais são os benefícios da validação digital?
Assim como todo o processo de digitalização de documentos, o uso dos contratos e assinaturas digitais proporciona muitas facilidades e vantagens se comparado a todo o esforço necessário para validar documentos em papel. Entre os principais benefícios podemos destacar a redução significativa dos custos, permitindo que o dinheiro antes investido em folhas, cartuchos, toners e impressões agora possa ser aplicado em outras necessidades da empresa. A melhoria na gestão de dados também é um dos benefícios da digitalização de contratos e assinaturas digitais. Afinal, se todas as tramitações são feitas pela web, mediante assinatura eletrônica, todos os arquivos podem ser centralizados na nuvem, o que permite encontrar documentos por meio de ferramentas especiais de busca sem esforço. Cada um desses detalhes faz toda a diferença em um universo corporativo de alta competitividade.
