A Portaria 315 é uma normativa que entrou em vigor em abril de 2018. A norma estabelecida pelo Ministério da Educação (MEC) torna obrigatório que, até dezembro deste ano, todas as instituições de ensino superior (IES) façam a digitalização de todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos de cursos de graduação e pós-graduação, presencial e a distância.
Todas essas informações devem ser armazenadas em um acervo acadêmico, que é definido no artigo 37 como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessárias para comprovar seus estudos”.
Os métodos de digitalização utilizados devem garantir a confiabilidade, a autenticidade, a integridade e a durabilidade de todas as informações. Para padronizar e regular este processo, a portaria especifica a necessidade de utilizar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também chamada de GED.
A portaria explica que esse sistema deve atender algumas funções específicas. São elas:
*Ter uma base de dados possível de ser utilizada e gerenciada;
*Ter um método de indexação para a recuperação de documentos, caso seja necessário;
*Emitir um certificado acadêmico digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (PIC Brasil), como forma de garantir a veracidade e validade das informações disponíveis no sistema.
Vale lembrar que, a migração do acervo acadêmico para o meio digital não é apenas uma exigência, mas uma atualização. As instituições podem se beneficiar muito da nova medida, já que o acesso a esses documentos ficará muito mais fácil aos interessados. A facilidade também se estendo aos alunos que poderão solicitar e emitir documentos, históricos, grade curricular e comprovantes online.
Portaria nº 315 completa disponível em: https://abmes.org.br/arquivos/legislacoes/Port-MEC-315-2018-04-04.pdf
