ECM é a sigla do termo em inglês Enterprise Content Management, que traduzido para o português fica “Gerenciamento de Conteúdo Empresarial”.
ECM é uma combinação estratégica entre métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações e dados, por meio de processos organizacionais chave.
Os softwares de ECM são soluções de informática multiplataforma, criadas a partir da necessidade de facilitar ao máximo os processos de localização e gerenciamento de um documento, otimizando, assim, otimizar tempo e dinheiro. O objetivo principal da ferramenta de ECM é descomplicar a administração de documentos e dados. Dessa forma, toda a gestão dos registros fica mais prática e inteligente – o que coloca um ponto final naquela velha cena caótica de várias pilhas de arquivos físicos em cima da mesa.
É importante lembrar que o ECM também pode administrar documentos que já nasceram digitais, como assinaturas virtuais e notas fiscais eletrônicas – isso vai muito além da simples digitalização.
O meio ambiente também agradece
Por falar em papel, o ECM diminui drasticamente as despesas com o custeio de arquivos convencionais, incluindo gastos com cópias, impressões e locais para guardar todo esse acervo. Além da economia, a empresa ainda ganha recompensas subjetivas, como passar ao público-alvo sua preocupação com o meio ambiente. Para se ter uma ideia, a cada tonelada de papel são necessárias 12 árvores que consomem 540 mil litros de água para chegar ao consumidor.
Mais segurança
Os extravios são muito comuns quando se trabalha com muita dependência de registros físicos, já os documentos digitalizados pelo ECM recebem identificação automática e indexação (organização por índices). Tudo isso fica salvo na nuvem (protegida por data centers confiáveis) e pode ser acessado 24 horas por dia, inclusive por meio de dispositivos móveis. Além disso, todas as movimentações recebem camadas de proteção e contam com sistemas de restringir a consulta, ou seja, é você quem autoriza ou não o acesso a cada um dos documentos ou pastas.
Mas o ECM serve para a minha empresa?
Depois de todas as informações apresentadas, você deve estar se perguntando: “Mas será que o ECM serve para a minha empresa?”. Bom, para te ajudar a descobrir se você deve ou não investir nesta ferramenta, nós preparamos três perguntas-chave.
- Avaliando a produtividade do setor administrativo da sua empresa, você acredita que poderia agilizar as atividades relacionadas ao gerenciamento dos documentos?
- Você costuma compartilhar documentos digitalizados por aplicativos de mensagens, mas acredita que esses não são os meios mais seguros para enviar e receber arquivos da empresa?
- Você gostaria de centralizar todos os conteúdos e ter um maior controle sobre qual usuário pode acessar cada tipo de pasta ou documento?
Se a resposta para alguma dessas perguntas foi “sim”, então nós sugerimos que invista na contratação do serviço. Afinal, na era da informação, a otimização dos serviços é um dos melhores triunfos para ganhar condições de competitividade
