A digitalização de documentos empresariais é a transformação de documentos físicos em digitais. Esse processo é de grande importância para a gestão de informações. Por meio dela, é possível manter os documentos seguros e disponíveis para serem acessados de maneira mais rápida e fácil, quando necessário.
Para ilustrar de forma clara a importância desse meio, vamos imaginar o seguinte exemplo: É segunda-feira. Imagine que você chega no trabalho e, de cara, vê aquela pilha de documentos acumulados na sua mesa. Mesmo sabendo que precisa finalizar os procedimentos com agilidade, você não consegue se concentrar com todos aqueles papéis, parados ali, ocupando a maior parte do espaço. Qual seria a solução mais eficaz para esse problema?
Esse é um dilema típico em muitas empresas brasileiras que ainda não descobriram as facilidades da digitalização de documentos para aumentar a produtividade.
A digitalização de documentos é uma forma de facilitar processos e diminuir a quantidade de etapas necessárias para realizar determinada tarefa. As grandes caixas de documentos e pastas, que antes ocupavam salas e armários, agora são arquivos de bancos de dados que podem ser acessados rapidamente por meio de um computador.
Em um mundo cada vez mais digital, essa facilidade faz toda a diferença na hora de otimizar o tempo e aumentar a produtividade da sua empresa. Além de ser totalmente benéfico ao meio ambiente, transformar arquivos impressos em arquivos digitais, ainda melhora o ambiente de trabalho e o torna mais dinâmico e apto ao atendimento da demanda do mercado.
Quando pensamos em digitalização de documentos, uma das primeiras palavras que nos vem à cabeça é “segurança”: segurança no armazenamento dos arquivos, segurança das informações e segurança contra a perda desses documentos. Todo o documento mal armazenado corre o perigo de ser perdido ou extraviado a qualquer momento, ou até mesmo se tornar ilegível com o passar do tempo, devido a ação do sol e da umidade. Entre todos os benefícios já citados acima, a digitalização também é uma forma de prevenir imprevistos como esses e ainda te dar um maior controle sobre a informação, por um investimento menor que o gasto com impressões.
Com a globalização e a nova era das informações que podem ser acessadas na palma da mão, a digitalização de documentos se tornou o primeiro passo para uma transformação digital.
