Para garantir a integridade e legitimidade da informação, além de armazená-la em um local seguro, é necessária uma equipe para gerenciar esses dados.
Há uma grande diferença entre armazenar documentos e gerenciar essas informações. Como o próprio significado da sigla diz, GED é um Gestor (gerenciador) Eletrônico de Documentos, sendo também um sistema de armazenamento de arquivos.
O GED, além de outros recursos essenciais ao seu negócio, oferece indexação e buscas avançadas na web.
É importante salientar que quando se escolhe um GED, é necessário verificar se a empresa prestadora de serviço oferece flexibilidade de adaptação no decorrer do período de contratação. Estabelecer critérios que vão de acordo com os objetivos e necessidades de sua empresa é fundamental.
Entre os requisitos, está a possibilidade de backup, localidade do servidor, rastreabilidade, capacidade de armazenamento e integrações com sistemas e APPs.
Outra preocupação quanto ao armazenamento e gestão de documentos está no local físico de armazenamento. Ou seja, ainda que seus dados estejam digitalizados, é necessário que haja uma preservação do local e das máquinas que o compõe. Além disso, é importante sua documentação em papel também esteja sendo armazenada e gerida com segurança.
